Una pregunta típica
de parte de nuestros clientes es cuanto
tiempo deben los contribuyentes conservar su contabilidad y documentos. El Código Fiscal
establece que la contabilidad y la
documentación de un contribuyente se
deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la
fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones
con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación
correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el
plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se
presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido
dichos efecto. Como regla general las personas conservan su
contabilidad o documentación durante cinco años atendiendo a lo que señala el Código
Fiscal de la Federación, sin embargo no en todos los casos es recomendable
destruir los documentos o contabilidad de la empresa a los cinco años, ya que
por ejemplo la mercancía de procedencia extranjera que pueda tener una empresa
como maquinaria, herramienta, vehículos, y demás activo se deberá acreditar en
todo momento su legal estancia en este país, además en caso de robo o al hacer
algún reclamo a un seguro, se necesita la factura correspondiente. Por otra parte el Código de Comercio señala que el comerciante
deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus
operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con
el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de
diez años. Sin embargo documentos como
actas constitutivas, contratos, actas de
asamblea, y seguros por mencionar
algunos, deberán permanecer siempre dentro de los archivos de la empresa, así
que cuando vayan a depurar sus documentos debe verificar que
los que va a destruir, no sean de aquellos que se puedan requerir en un efecto
futuro. “Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión
valiente." Peter Drucker
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